Teamwork：最常见的资源管理问题（以及如何解决这些问题）

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2022-06-22

有效的资源管理是任何成功业务的关键组成部分，但对于交付客户工作的团队来说尤其重要。为什么？好吧，当您一次处理多个项目并且有严格的客户截止日期时，有效的资源管理将成为您工作的核心。

想要从提高团队透明度、最大限度地提高效率并防止倦怠中获得好处吗？它首先要检查您的资源管理问题。

我们知道这可能很困难 - 特别是如果您资源不足或人员不足 - 但花时间组织，监控和优化团队中的流程将使您为现在和未来的成功做好准备。

在这篇文章中，我们将深入研究我们遇到的一些最普遍的资源管理问题，并阐明如何正面解决这些问题。

1. 在多个项目之间平衡资源

在一个理想的世界里，我们一次只做一个项目，能够把所有的时间和精力都投入到这个项目上。不幸的是，情况通常并非如此。现实情况是，面向客户的企业通常一次管理多个项目，并且必须在不同的客户和项目之间分配时间。

说起来容易做起来难，对吧？

这里有几种方法可以确定多个项目的优先级，而不会完全陷入困境。

确定项目优先级的提示：

及时了解团队中可用的不同技能级别、资格、能力和能力。当您对资源有鸟瞰图时，可以更轻松地选择为不同项目分配的人员和内容。
根据整体业务目标而不是短期胜利来确定项目的优先级。当您了解大局并将业务目标放在首位和中心位置时，就更容易确保您的优先事项清晰。
留出时间确定最重要的项目，并与您的业务目标保持一致。一旦你知道这些项目是什么，以及有多少时间将花在它们上面，你就可以看看那些不那么紧迫的项目，并从那里确定优先级。
请记住，特定项目以外的其他工作也会占用时间。始终牢记资源容量，并记住要考虑到员工从事除项目以外的其他活动，例如日常任务，例如如果新员工是经理，则为新员工入职，回复内部电子邮件等。
不要害怕说“不”。如果一个不符合团队优先事项的请求，并且你真的没有足够的带宽来完成它，那么只需说“不”，就可以为你的团队节省很多压力和额外的工作。

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我们的工作量规划器允许您实时管理团队的工作。一目了然，您就可以立即了解整个团队的能力。

2. 缺乏资源可见性

经常出现的一个常见资源管理问题是缺乏对资源容量的可见性。对于交付客户工作的团队来说，您的员工是您最大的资产，因此您必须充分利用他们的潜力（不要让他们筋疲力尽）。

如果项目经理无法完全了解谁可以处理项目以及谁处于产能状态，那么他们将在以最有效的方式分配任务时遇到问题。当您缺乏对资源的可见性时，这通常意味着您不知道您的团队将时间花在哪里，这可能是一个真正的问题。

能够快速了解每个客户正在进行的项目非常重要。如果没有资源可见性，将很难跨里程碑保持项目进度的领先地位，以及如何以及应该将资源放置在何处。

需要更高的可见性？以下是您今天可以利用的一些快速提示。

提高资源可见性的提示：

建立单一事实来源。您是否有太多的工具和太多的地方来查找信息？您并不孤单！至关重要的是，您的整个团队必须从一个工具工作，以便您拥有一个集中的事实来源。每个人都应该在一个工具中记录他们在项目上花费的所有时间 - 不再需要追逐时间表。
随时跟踪进度。相信我们，你未来的自己会感谢你！通过准确记录不同项目完成所需的时间以及在哪里分配了哪些资源，您可以更轻松地预测接下来会发生什么以及您需要从团队那里获得什么才能完成工作。
让您的团队参与进来。如果你想避免瓶颈，重要的是你的队友在同一页面上。确保他们定期更新和跟踪他们的时间，以便您可以清楚地了解各个团队成员的可用性，以便您可以适当地为客户帐户配备人员。

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3. 设定不切实际的最后期限

设定不切实际的最后期限可能以多种方式造成损害。这不仅会导致你的队友感到压力和压力，无法按时完成，而且还可能导致项目无法达到最高标准。归根结底，匆忙完成一个项目从来都不是正确的前进方向。

为什么这些无法实现的最后期限经常被设定？它通常从规划过程的开始开始。例如，您可以查看日历并设置一些粗略的截止日期，以确定何时需要完成工作的不同部分，但也许您忘记了及时进行反馈和编辑。接下来你知道，你的项目偏离了轨道数周，这意味着你的团队需要投入额外的时间才能让工作越过终点线。

管理团队的工作量并确保最后期限是现实的和可实现的，这不仅意味着您的业务将能够实现其设定的目标，而且还意味着员工将避免倦怠和压力。特别是在机构中，倦怠是一个常见的问题，当工作量变得如此之大以至于隧道尽头没有光线时，就会发生这种情况。

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设置更现实的截止日期的提示：

在实际截止日期之前设置特定的截止日期。每个人都喜欢在截止日期之前有一个好的截止日期。这是确保您的工作不仅按时交付，而且符合您为客户设定的标准的好方法。在规划项目时设置内部截止日期和外部截止日期。
使用清单确保所有可交付成果都已考虑在内。还记得我们之前分享的关于忘记为几轮反馈而烘焙时间的例子吗？当您为不同的项目设置可重复的清单时，您可以轻松地复制它们以用于将来的工作，以确保您不遗余力。创建一个万无一失的清单，其中包含所有截止日期，并为下一个项目重复相同的过程。
检查冲突的优先级。花点时间缩小一下-人们还在做哪些其他大项目，接下来会发生什么？在设定截止日期之前，请考虑您拥有的所有其他优先事项，包括内部和外部。
安排与您的团队一起办理登机手续。众所周知，无论您多么努力，项目并不总是按计划进行，瓶颈可能会蔓延。确保在每日或每周的站立会议上与您的团队签到，并在截止日期到来时实时访问您的截止日期。

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使用我们的“项目组合”视图，全面了解您的团队正在处理的所有项目以及每个项目的位置。这意味着您可以掌握项目到期的时间，以及您正在处理的客户，您还可以深入了解您的团队正在做什么以及他们的工作量是什么样的。

4. 导致资源问题的沟通问题

如果您从未经历过沟通中断，请举手。我们的手都放下了，对吧？我们都在某种沟通中断中发挥过作用，无论是在个人生活中还是在职业生涯中。电线被交叉，电子邮件被遗漏，随着越来越多的企业采用混合或完全远程的工作方式，沟通变得更加具有挑战性。确保您的沟通越来越重要，因为工作中发生的面对面互动越来越少。

工作场所的有效沟通很重要，原因有很多。它不仅加强了人际关系，还意味着犯错的余地更小。没有人喜欢告诉客户，存在导致项目滞后的内部沟通问题，或者更糟糕的是，有人在关键可交付成果上完全放弃了球。有效沟通的团队更有可能在同一页面上，按预算和按时完成项目，并为业务带来收入。

您可以通过多种方式在团队中恢复沟通。让我们深入了解一些我们的最爱！

改善团队沟通的提示：

投资项目管理软件。这确实是最好的起点。拥有一个中心工具，允许您管理从项目，任务和时间跟踪到预算，资源分配和利用率的所有工作，确保您的团队始终在同一页面上。
与您的团队保持清晰。沟通问题通常可以归结为信息传达方式不清晰。答案并不总是更频繁地沟通，可能只是使用团队经常使用的工具进行更清晰的沟通。
牢记信息的媒介。请记住，每个人都有不同的沟通风格 - 这适用于您的团队和您的客户。询问您的团队什么对他们最有效，并坚持这些渠道。在加入新客户时，请确保您决定如何沟通以及何时沟通。

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通过团队合作进行协作

Teamwork 的协作工具可帮助您集中工作，轻松与团队沟通，并降低协作的复杂性。我们知道不同的团队喜欢以不同的方式进行沟通，这就是为什么有多种方法可以跨团队合作进行沟通，例如消息，聊天，笔记本和文件。

5. 时间跟踪差

让我们在这里现实一点，没有人喜欢追逐他们的团队来花费他们的计费时间，同样，如果很难做到，没有人喜欢跟踪他们的计费时间。

当人们没有适当地跟踪他们的时间时会发生什么？你猜对了！这导致了一个巨大的资源管理问题。人们可能认为他们有更多的时间来完成他们的工作，或者另一方面，当一个人完全在水下时，某人可能没有足够满的盘子。这就是为什么在交付客户工作时跟踪您的时间如此重要的原因 - 如果您经常错过最后期限并且客户表现不佳，则可能只是没有足够的时间完成工作。

了解花费的时间以及在哪里度过对于管理项目和计费工时至关重要。了解员工在每个项目中投入了多少时间也意味着您将更好地了解团队的能力，并确保员工避免倦怠。

这就是实施时间跟踪系统可以真正使您的生活变得更加轻松的地方。一旦你有了工具，你就不会回头看你过去跟踪时间的旧方法！

改进团队时间跟踪的提示

解释时间跟踪的价值。确保团队中的每个人都了解时间跟踪与业务目标相关的重要性。一个明显的增值是，它使计费变得轻而易举。当您可以根据团队记录的时间生成明细发票时，您可以快速查看您还剩下多少预算可用于任何给定项目。这对资源经理、项目经理和队友来说都是双赢的。
沟通计费工时与非计费工时。确保您的团队清楚哪些是计费工时，哪些是不计费工时。这将防止整个团队的混乱，也将有助于揭开时间跟踪的神秘面纱，这是朝着让每个人都开始这样做的正确方向迈出的一步。
选择适合您团队的时间跟踪工具。并坚持下去！一个人不应该在不同的电子表格中跟踪他们的时间，而另一个人则使用更复杂的工具。让每个人都使用一个工具，这样您就可以对整个团队分配的时间有一个有凝聚力。

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