项目计划或项目实施计划是一个关键的战略文件，它使团队在整个项目过程中保持正轨，表明项目预期如何运行以及谁负责什么。这是一个非常有价值的计划工具——它可以决定项目的成功和失败。

它也是一个相当全面的文档，如果您以前从未构建过文档，那么这个概念可能会让人感到有点不知所措。

在今天的帖子中，Teamwork将为您提供构建和实施项目计划的五步计划。首先，Teamwork将向您介绍项目实施计划的外观，为什么要为每个项目创建一个计划，以及每个计划应包括的内容。

什么是项目实施计划？

项目实施计划是定义项目将如何执行的文件。实施计划解释项目涉及的战略目标和步骤，定义项目完成时间表，并列出成功项目所需的资源（包括团队成员）。

项目实施计划有时被称为“战略计划”，因为它们列出了为项目提出的战略。但我们喜欢更长的名称，因为它传达的不仅仅是战略：它暗示了一个流程，它回答了团队如何实现目标的问题。

使用项目计划是几个项目管理最佳实践之一。它也不同于工作计划：工作计划处理任务、时间框架和单个工作包，而项目实施计划处理更广泛的信息。

为什么每个项目都应该从实施计划开始

为什么要从实施计划开始每个项目？很简单：因为你希望项目成功，并且你想要一个客观的方式来知道它是否成功。

对于大多数团队和企业来说，从实施计划开始每个项目都会取得相当大的成就，主要是因为它创造了一种共同的愿景和理解感，并指向一个明确定义的目标。

大多数团队在制定全面且实用的项目实施计划时会意识到这四个好处（以及更多好处）：

它创建了一个可行的工作范围路线图

项目的范围从极其简单到冗长而复杂。项目越复杂和相互关联，混淆的可能性就越大。

无论复杂程度如何，当团队成员不清楚该做什么、何时做或为什么要这样做时，就会出现混乱。

项目实施计划是这种混乱的解毒剂，因为它向所有各方展示了前进的道路（路线图） - 以及在这条道路上哪些是和不在这条路上（工作范围）。

它使目标和沟通对所有利益相关者透明

当所有各方都了解项目的目标时，您就可以减少围绕这些目标的混淆。在如何最好地实现目标方面可能仍然存在分歧，但对于团队的目标是什么并没有混淆。

此外，包含项目所有相关方面的中央、可访问文档为团队、经理、高管、供应商、客户等创建了单一的事实来源。当与项目相关的任何人和每个人都在同一个剧本中工作时，团队和企业将享受更清晰、更专注和更透明的沟通。

它让您的团队成员负责

大约70% 的企业报告说去年至少有一个失败的项目。我们都参与了一个项目，似乎没有人对问题甚至整个项目失败负责。当然，没有人喜欢承担责任并找到替罪羊并不总是非常有成效的。不过，如果您的团队成员或业务部门一直未能交付，您想知道。

一个强有力的项目实施计划明确了谁在项目中负责什么。它使项目经理和团队领导对任务责任有更深入的了解，有助于让团队成员对他们的工作负责。

大多数时候，更好的问责制会带来更好的结果！

它可以帮助您的整个团队保持在同一页面上

你永远不会完全消除范围蔓延（ 2021 年超过三分之一的项目发生过这种情况），你也不应该这样做。各种可交付成果甚至整个项目的参数可以并且确实在项目过程中发生变化，有时范围的变化显然是正确的决定。

但并非所有范围蔓延都是好的。尤其是对于更长或更复杂的项目，团队成员通常会失去对顶级目标的关注——更不用说实现这些目标所需的具体步骤了。

不过，这种注意力的丧失是可以避免的，由此产生的范围蔓延也是如此。项目实施计划使大局目标和实现这些目标所需的步骤成为焦点。当需要更改范围时，应将其记录在实施计划内或旁边。

一个伟大的实施计划的基本组成部分

大多数精心设计的实施计​​划都包含这些基本项目，但重要的是要注意实施计划差异很大，就像它们所附属的项目一样。

这些要素为您的下一个实施计划奠定了坚实的基础。从这些开始，但随意添加对您的行业或项目类型有意义的其他元素。

范围声明

范围说明书概述了项目的范围——本质上，项目中将执行哪些工作（以及哪些工作将被视为超出范围）。

项目里程碑、目标和关键目标

项目目标是项目旨在实现的高层次成果。关键目标是在整个项目中为支持项目目标而发生的步骤或中间结果。项目里程碑是沿途的测量点，通常以某种方式显着或有形。

一些行业环境中的里程碑示例包括完成线框图、发布测试版、起草副本或完成作为整体一部分的阶段、部分或功能。

详细的资源计划

项目的资源计划表明涉及哪些人力资源以及他们的时间或工作量承诺。您还应该包括成功完成项目所需的材料和设备（通常，只有超出每个员工已经拥有的标准东西）。

预计实施时间表

任何实施计划的一个关键要素是项目（及其实施）的具体时间表。这些日期在项目开始时很少是完美的，但它们提供了一个工作目标，并为利益相关者提供了他们正在签署的内容的一些背景信息。

大多数项目团队使用项目管理软件来创建项目时间表，通常采用甘特图的形式。

实施计划里程碑

您的实施计划可能会受益于它自己的一组内部里程碑，独立于更广泛的项目里程碑。这些内部里程碑对于具有多个批准级别和提供信息的众多部门的高度复杂的项目更有用。

实施计划里程碑可能如下所示：收集初始利益相关者信息、起草计划、讨论计划并纳入反馈、所有利益相关者最终签署。

实施计划 KPI 和指标

您的关键绩效指标 (KPI) 或其他指标揭示了团队完成实施计划的情况。建立可衡量的指标，说明它们在计划中的内容，然后在项目过程中跟踪它们。

在这里，如果您想成功地进行跨越项目长度的测量，那么质量项目管理工具是必不可少的。

创建项目实施计划的 5 个简单步骤

现在您知道了项目实施计划中需要包含哪些内容——但是您如何实际创建一个并开始实施过程呢？

我们知道这个过程一开始似乎令人生畏，而且确实需要一些前期工作。但这个过程并不像看起来那么复杂。按照这五个简单的步骤来创建一个实施计划，以帮助您的项目和您的团队保持正轨。然后，随着未来项目的出现，使用这些问题作为模板，为每个项目创建一个高质量的实施和管理计划。

Teamwork 的项目管理模板是立即开始制定计划的简单方法。

1）定义你的目标和里程碑

在您制定如何到达您想去的地方的计划之前，您需要花一些时间来决定您想去的地方。

因此，在您开始构建项目实施或行动计划的任何其他部分之前，首先要花时间了解内容和地点：

• 你想达到什么目的？（项目级目标）
• 实现这些目标需要做什么？（项目目标）
• 在实现项目目标的过程中，有哪些中间步骤或里程碑？（项目里程碑）

一旦你建立了目标、目的和里程碑——并获得关键利益相关者和项目团队成员对这些目标和里程碑的认可——你就准备好进行第二步了。

2) 通过采访、调查或观察进行研究

研究是成功实施计划的关键要素之一。在许多项目环境中，这项研究看起来像是采访或调查各种利益相关者、主题专家、部门领导等——收集制定实施战略所需的信息。

有时观察也是一个关键策略：观察另一个团队（或供应商或外部组织）在类似项目上做了什么或已经做了什么可以提供有价值的见解。

3) 集思广益并找出潜在风险

每个项目都有内在的潜在风险。其中一些是可以预见的，而另一些似乎是凭空出现的。以大流行作为后一类的一个例子。是的，企业应该制定业务连续性和灾难管理政策，但很少有企业（如果有的话）有针对全球大流行的具体行动计划。

因此，存在您无法计划也无法预测的风险。但是有很多风险，只要稍加头脑风暴和计划，应该很容易发现。这些是您在执行风险评估时需要定位的目标。

绘制已知风险，以及每个风险的潜在影响和缓解策略。只要您采取适当的风险管理措施，有些风险是完全可以避免的。其他人可能无法完全预防，但制定计划将大大减少其影响。

4）分配和委派基本任务

每个好的实施计划都将包括一个工作计划或行动计划，将项目中的任务列出到一定的粒度级别。这些任务最终会被插入到某种日历或日程表中，通常在Teamwork 等项目规划软件套件中。

无论您使用什么方法或平台，在这个阶段，您都需要规划或安排这些任务。作为此步骤的一部分，请确保将任务分配和委派给特定资源（或至少特定部门或工作组）。

此步骤是成功执行项目的关键，因为它为计划中包含的每项任务分配责任和义务，从而明确谁在何时做什么。

5) 完成您的计划并分配资源

接下来是分配资源。您已经在上一步中为人员（或部门）分配了任务，那么我们在这里的意思是什么不同？

简而言之，在纸上写下“Sam 将处理任务 35”（分配任务）与实际确保 Sam 有能力处理任务 35（分配资源）之间是有区别的。

在第 4 步中，您真正要做的就是确定谁在做什么。现在，在资源分配期间，您要确保您的分配计划是可以实现的。资源分配是指将任务分配给实际可用的资源。换句话说，您需要确保任务 35 不会与其他 10 个任务在同一天出现在 Sam 的桌子上。

最后，一旦您的计划的其他所有内容都经过精心设计、审查和批准，就该确定计划了。通常，这涉及发送完成的计划以进行最后一轮批准。

一旦获得批准，项目实施计划就成为团队和其他利益相关者的单一事实来源。因此，请确保将计划存储在中央、可访问的位置。（如果您问我们，Teamwork是一个很好的地方！）

使用团队合作创建有效的项目计划

制定项目实施计划需要仔细规划并关注无数细节，但结果值得投资。通过让团队专注于正确的共享结果，提高您的项目成功率、生产力、士气等。

我们已经暗示过几次了，但是当您使用正确的工具时，项目实施计划（以及您准备启动项目所需的所有其他文档和文档）会变得非常容易。

Teamwork 是一个功能强大的项目管理套件，可为您提供存储项目数据的中心位置、强大而灵活的模板以及对当前和过去项目数据的可见性。团队合作可以减少细节工作，并以更加用户友好的方式组织您的信息，使您和您的团队能够取得更多成就并保持在正轨上。

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