经商意味着高度依赖他人的投入。

健康、繁荣的企业建立在有效合作之上，每个人都根据专业知识和经验朝着同一个方向发展。

但要使其有效，您的所有利益相关者（包括同事和客户/客户）都需要能够访问相关的财务数据。这有一个额外的好处，那就是减轻负责帐户的个人或团队的一些负担。

当同事和技术完美同步时，企业就会有效率。一旦发生这种情况，人们也会感到被赋予了权力，并且感觉能够更好地完成他们的工作。

您可以通过以下六种方式开展业务，让您的企业财务数据为每个人带来利益。

1. 重新思考输入数据的方式

通过让同事和客户将自己的信息输入系统，您可以减少手动输入数字和追踪发票、收据和费用报告的时间。

典型的例子是远程员工能够在客户/客户场所输入销售或服务的详细信息——甚至能够在那时开具发票。

引入这一点并不意味着失去对财务的控制或让人们看到他们不应该看到的信息。

相反，正确的会计软件将允许个人随时上传、下载和编辑他们需要的数据，而不会让他们访问或更改任何不该访问或更改的内容。

例如，如果您的销售团队需要检查发票是否已发送给客户，他们可以查看该信息，而无需完全访问公司的整个财务和发票记录。

通过这样做，您将减少重复工作（例如当有人在费用表上填写数字，然后财务团队必须将相同的数字重新输入到他们的财务系统中）并腾出时间来处理更有价值的财务任务为业务增加价值。

2. 重新思考获取数据的方式

您每周花费多少小时来处理财务信息请求？每次客户想要更新发票，或者出差的人需要访问一些数据时，您都不得不花时间查找、下载数据并将数据通过电子邮件发送给相关人员。

使用基于云的会计解决方案，您的数据不会滞留在办公室的服务器上。您可以在旅途中或从办公桌上访问它，将来自不同系统的数据集中到一个中央仪表板上。

您所需要做的就是授予个人对该仪表板的在线访问权限，他们将能够以易于理解和分析的格式快速、轻松地查看所需的数据。

这对您的领导团队特别有价值。他们无需等待您传递信息，而是能够在需要时立即访问所需的仪表板和分析报告，因此他们始终处于循环状态。

这意味着您将花费更少的时间传递信息，而将更多时间用于进行有助于推动业务发展的深入分析。

难怪，根据 Sage 研究，67% 的会计专业人士更喜欢云会计——它提供的便利性和灵活性可能是保持竞争力的关键。

更好的是，随着团队的成长，您将能够与业务中的其他人协作，即使他们正在旅行或在家工作。

3. 在整个业务中自动化手动数据输入

与运营小型企业需要执行的一些复杂、高价值的财务任务相比，手动输入数据或在系统之间传输数据似乎相对简单。

但这通常很乏味，而且肯定很耗时。当您花费数小时手动将数据输入系统时，您可能会变得不那么积极并犯错误。

更重要的是，你可以把时间花在重要的战略任务上。

好消息是这些重复性任务可以很容易地自动化。通过使用技术输入和传输数据，您可以显着减少您的管理时间，并提高您在流程中其他重要任务的工作效率。

可以将整个手动数据输入自动化——从销售和采购发票到银行对账单和员工费用。

借助正确的技术，需要数小时才能手动完成的流程现在可以在几分钟内完成分类，从而减少了繁重的管理工作。您还将减少纠正错误所花费的时间，因为人为错误的机会更少。

来自集成自动化人员的真实报告称，通过智能使用自动化，每个月的工作时间可以减少到几个小时。

4. 将电子表格与您的会计软件集成

许多小型企业在迁移到更复杂的会计软件之前就开始使用电子表格来记账，或者在某些会计流程中仍然依赖它。

如果您处于这个位置，您可能会花费大量时间在一个程序和另一个程序之间传输数据。

不要误会我们的意思。电子表格是一项有用的商业发明。它只是不应该用于所有事情，而且在这些数据保护的日子里，它缺乏在现代工作场所中合规所需的复杂功能。

简而言之，当您别无选择时使用电子表格 - 这可以从简单到复杂的要求。

但是，只要有可能，请使用专为现代工作而创建的专用软件，并且无需您考虑就可以勾选所有合规性框。

好消息是，许多软件提供商现在允许您从电子表格导入数据并再次返回，而无需任何手动重新键入。

这是你一天中最大的挫败感。

5. 自动适应法规要求和变化

簿记员和会计团队在保持公司合规方面面临着巨大的负担。随着法规的不断发展和新规则的引入，这是添加到您已经拥挤的日常职责清单中的另一项任务。

但您不必独自完成这一切。

如果您的会计软件带有内置的合规措施，它将帮助您执行许多确保合规所需的检查，例如计算税款。

只要您继续实施建议的更新，最好的软件就会自动更新以跟上最新的法规。云软件将更新，无需您执行任何操作。

不要忘记这里的自动化。就像其他管理员一样，手动将您的银行交易与您的会计行核对是耗时、劳动密集型的并且容易出现人为错误。

通过自动化这个过程，您将减少交易发生和交易出现在您的会计软件中之间的延迟。

这意味着您将获得最新、准确的财务状况图。

6. 实施自动银行提要并设置规则

准确及时地了解您的企业财务状况并节省数小时的手动对账，这不是很好吗？

将您的会计软件直接连接到您的商业银行帐户意味着无需再次输入付款或收据。

您的银行交易将安全、自动地流入您的账户。您只需确认要发布的内容即可。

您可以设置银行规则来帮助对您的收入和支出进行分类，并将银行交易与发票相匹配，而无需花费数小时梳理您的银行数据。

如果出现潜在错误，例如支付的金额与发票上指定的金额不符，您的会计解决方案也可以突出显示，因此您可以比以往更快地识别和解决问题。

如果您的企业不使用银行对账，您将无法有效地利用员工的时间。

结论

企业需要对企业开放——在不止一种意义上。在公司内部建立一种开放的理念，让正确的数据可以在正确的人之间共享，这是促进公司成长和进步的一种方式。

技术可能只是其中的一部分，但它是重要的一部分。确保您拥有最好的工具供您使用并不难，也不一定很昂贵。

它只需要一种心态，即您始终希望改善您的业务并准备检查实现这一目标的选项。

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