最佳RPA

机器人流程自动化 (RPA) 可能听起来令人生畏和不祥，但实际上，对于传统上耗时的任务来说，它是一种非常实用的解决方案。RPA 工具的目的是使流程自动化，这些流程总是需要人来实际执行任务，但不一定需要战略思维。

RPA 不一定是一个新概念。在 2000 年代初期，人们探索了人工智能 (AI)、工作流自动化和屏幕抓取等新兴技术，以减少花在简单任务上的时间。这些技术的结合让位于 RPA——一种更有效的自动化方法。

RPA 代表什么？

RPA 代表“机器人过程自动化”。但是，如果部署得当，它绝不是机器人。卖家已经添加并将继续添加机器学习、自然语言处理 (NLP) 和流程挖掘等高级功能，以简化自动化流程。

存在哪些类型的机器人过程自动化 (RPA) 软件？

RPA 有几种不同的类型和用例，但每一种都有助于组织简化业务。尽管所有这些工具都使流程自动化，但它们在自动化操作必须如何动手方面有所不同。

有人值守自动化

有人值守自动化的目标是可以通过软件机器人增强但仍需要以一种或另一种方式进行人工干预的任务。在有人值守的自动化实例中，用户在执行正常任务时会在后台运行机器人；然而，机器人是由人类行为触发的，并与人类员工合作。机器人执行的这些操作有助于简化人类的工作流程，使他们能够更多地专注于手头的关键战略任务。这可以包括通过电话协助客户或创建财务报告，以及许多其他用途。

无人值守自动化

在不需要人工干预的过程中使用无人值守的自动化。企业可以部署机器人来运行特定功能，而无需支付员工执行任务的费用，并确保不会出现人为错误而导致整个流程中断。无人值守的机器人由 RPA 软件的管理员安排，并且基本上不会被公司员工注意到。一些通常由无人值守的机器人自动化的流程包括生成财务报告或费力的数据输入。

RPA 软件可以促进机器人本身的创建、机器人最终将执行的工作流程和流程，以及这些机器人的管理和部署。在 RPA 工具的这三个领域中，有许多共同特征：

拖放式工作流程：许多 RPA 解决方案允许用户使用拖放式可视化编辑器构建工作流程。无需为机器人执行编码操作。这有利于没有高技术背景的管理员。相反，他们可以创建类似流程图的可视化，概述最终将由机器人执行的流程中的每个步骤。

工作流记录： RPA 工具帮助简化流程构建的另一种方式是允许用户记录自己执行的手动任务。软件机器人可以模仿用户执行的确切动作并执行通常由人类员工执行的可重复任务。

预建模板：为了让 RPA 开发人员和管理员更轻松，许多工具都提供预建工作流模板，以便用户可以快速有效地构建流程以供机器人执行。这些模板是拖放和工作流记录环境的一部分，以确保用户的简单性。

计算机视觉：大多数 RPA 供应商都在其工具中嵌入了人工智能和机器学习功能。这些深度学习功能可能包括计算机视觉，它可以通过光学字符识别 (OCR)帮助识别文档​​中的图像和文字。此功能很重要，因为它允许系统“查看”和理解文档。

自然语言理解 (NLU)：其他机器学习能力包括 NLU，它是 NLP 的一个子集。借助此功能，该软件可以阅读和“理解”单词，并利用这些知识更智能地自动化流程。例如，媒体组织可以使用这些 NLU 功能来检测记者工作中的拼写错误。如果检测到拼写错误，它可以将作品发送给编辑。如果没有检测到拼写错误，它可以将工作发送给出版部门。

集成：公司经常使用 RPA 工具在其他类型的业务应用程序中执行任务，包括 CRM、ERP 系统和会计软件等等。与这些系统集成和协同工作的能力是 RPA 软件的一个重要特性。

机器人调度：能够提前安排机器人部署是 RPA 软件的一个关键特性。用户可以通过使用触发器（例如事件的时间或特定的人工操作）来设置机器人来启动流程。

分析：不仅机器人的部署和调度很重要，而且能够跟踪机器人的性能是 RPA 软件的一个关键方面。许多 RPA 解决方案提供分析和仪表板，以确保机器人正确有效地执行流程。

许多机器人过程自动化软件工具还将提供以下功能：

• 自定义自动化功能
• 数据和产品安全能力
• 可扩展性能力
• 机器学习能力
• OCR 功能
• 自然语言处理能力

使用 RPA 工具的原因有很多，但主要原因是公司可以节省时间和资源，让员工腾出时间来执行更具战略意义的业务关键任务。自动化正在成为整体数字化转型的一个关键方面，RPA 软件能够为企业简化流程自动化。通过部署机器人来快速执行重复性任务，公司可以优先考虑需要人力的工作和项目。

自动化软件对于手动、耗时的任务最有价值，例如数据输入可能需要数小时的时间和数百次点击计算机才能让人类员工完成。部署在 RPA 工具中的机器人可以在人类的一小部分时间内执行这些费力的任务。这不仅可以节省企业员工的时间，还可以通过不必支付人工费用来节省他们的钱。

此外，RPA 机器人可以在执行某些任务时减少人为错误。例如，在根据总账数据生成财务报告时，确保精确的准确性至关重要。即使输入了一个错误的数字，也会导致预算编制和预测预测失败，并误导利益相关者。通过利用 RPA 软件，用户可以确保将人为错误完全排除在此过程之外，并消除这种特殊风险。一个重要的注意事项——RPA 软件不能替代企业的 IT 基础设施。相反，RPA 位于顶部并作为现有系统的补充。

效率：在任何业务中，流程通常会发展为包括多人和多个步骤。尽管人类可以共同努力改进这些流程，但 RPA 可以帮助提高它们的效率。例如，人力资源专业人员经常需要上传新员工的身份证明文件。然后他们可能需要从这些文档中复制信息并将其输入到人力资源管理系统中。这位 HR 员工可以使用 RPA 来删除步骤并使这更容易。在这种情况下，他们需要做的就是上传相关文件，机器人可以继续将信息输入到各种系统和程序中。

准确性：与人类一样聪明和有能力，他们也会犯错误。如果训练得当，RPA 机器人可以完美地模仿人类行为。也就是说，如果一个人允许 RPA 软件捕获他的屏幕和点击，机器人随后可以复制该动作并无限重复它。另一方面也应该考虑这一点：如果 RPA 软件在糟糕的流程上训练不佳，机器人也会复制这个，导致重复糟糕的工作。

投资回报 (ROI)： RPA 软件是一种简化工作的工具，如果操作正确，可以减少错误。因此，它可以具有巨大的投资回报率。改进的工作导致改进的结果，这很容易导致收入增加。应该指出的是，围绕这一点存在伦理考虑。也就是说，公司应该在多大程度上重组他们的业务，部署 RPA 机器人而不是人类员工？

传统上，中型市场和企业规模的公司使用 RPA 工具。较大的公司往往有更多孤立的部门，当需要整合重复的业务操作以提高效率时，RPA 软件是一个简单的解决方案。然而，小型企业也可以从 RPA 技术中获益，毕竟它们也有重复的流程。

在公司内部，运营和 IT 管理员甚至 CIO 经常使用 RPA 工具，但实际上可以扩展到任何需要自动化业务流程的部门。一些公司可能有专门的业务分析师或流程主管，以确保尽可能简化内部流程。以下是一些特定于部门的示例：

人力资源 (HR)：业务管理中最令人厌烦的任务之一是采购流程，或计划、监控和采购商品或服务的流程。使用 RPA 软件，企业可以自动化许多与采购相关的管理任务。例如，可以部署机器人来监控库存水平并在库存低时触发响应。在发票处理上花费太多时间？使用具有 OCR 功能的 RPA，机器人可以准确地扫描和提取发票数据并将其发布到会计系统。

销售： RPA 软件可以帮助自动化销售团队执行的操作，特别是在合同创建和批准方面。许多 RPA 工具提供专为创建合同而构建的文档管理功能。一旦销售代表说服潜在客户购买，工作流程的下一步就是发送合同。

供应链：一旦交易完成，工作流程的下一步可能是运送购买的商品。如果签署了文件，RPA 软件可以帮助下达客户购买的确切订单。这就是该工具从使用企业的CRM 软件到使用他们的供应链软件的地方。订单会自动输入公司的ERP系统，然后制造和运输货物。

会计：现在货物已经发货和收货，会计部门需要记录货物的确切交换情况（即发货了多少，他们为此支付了多少钱等）。可以使用 RPA 软件将此信息输入到会计系统中。

RPA 可以轻松地与企业的会计软件集成。这种集成的好处之一是更快的发票处理。首先，将使用 OCR 部署机器人来扫描和提取发票中的结构化数据。然后，他们将在模板中组装数据并通过 ERP 系统运行以验证发票。无效的发票将被存档，以供人工操作员发回给客户。

RPA 技术旨在为非开发人员提供简单的使用和培训，RPA 公司在每个版本都进行了改进，以允许尽可能轻松地完成更多的任务。话虽如此，RPA 的难度几乎完全取决于您公司所依赖的现有系统，以及您希望使用 RPA 实现自动化的任务和流程的复杂性。虽然大多数任务都可以通过简单的屏幕录制来训练，但每个业务都需要更多定制的解决方案，需要更复杂的逻辑或编程来完成。

RPA 软件的替代品可以部分或完全替代此类软件：

业务流程管理 (BPM) 软件：RPA 软件和 BPM 软件都可以由企业同时实施，以执行不同的流程自动化功能。但是，企业也可能决定选择其中一个。BPM 软件已经存在了一段时间，用于分析非常高水平的流程，而 RPA 工具执行这些流程。用户甚至可以使用 BPM 工具来概述和集体讨论跨团队和部门的流程，然后实施 RPA 工具来执行这些任务。

与机器人过程自动化 (RPA) 软件相关的软件

可与 RPA 软件一起使用的相关解决方案包括：

流程挖掘软件：虽然 RPA 代替人工执行工作流程和流程，但流程挖掘软件会监控这些流程，以确保不会跳过或绕过步骤。此外，它可以帮助运营领导者和 RPA 管理员更好地了解流程中的每个独特步骤。它可以帮助识别整个流程中的差距或漏洞，并在必要时进行简化。许多 RPA 工具包括流程挖掘功能，有助于评估哪些流程最适合自动化。

业务流程模拟软件：与流程挖掘类似，业务流程模拟软件允许企业评估业务流程。该软件为模拟这些过程提供了更强大的工具，并专注于测试和验证假设场景。它提供了用于创建模型以及可视化模型和结果的工具。它通常由希望更好地了解公司业务流程的高管、经理和外部顾问使用。顾问也可以使用它来帮助公司。

软件解决方案可能会带来一系列挑战。必须始终牢记，与任何其他数字化转型或自动化解决方案一样，RPA 并不是灵丹妙药。因此，请牢记这些陷阱和问题：

集成：RPA 软件用户应该注意的一个问题是 RPA 工具可以与之集成以自动化流程的软件类型。通常，公司会在 ERP 系统、联络中心基础设施工具或会计软件以及许多其他类型的软件之上部署 RPA 工具。如果企业希望在其中实现流程自动化的软件与他们选择的 RPA 工具不兼容，那么购买该特定产品就没有意义。

兼容性：买家应尽可能确保 RPA 解决方案可以在 Windows 或 MacOS 或他们可能在其业务中运行的任何其他操作系统上运行。许多 RPA 工具与平台无关，可以跨许多不同的软件供应商工作；但是，最好在购买 RPA 软件时仔细检查。

意外成本：与任何软件解决方案一样，重要的是要考虑所涉及的所有潜在成本。使用 RPA 软件，用户可能会发现他们最终花费的钱比他们想象的要多。例如，在购买之后，他们可能随后决定购买流程挖掘软件或外部顾问，以便正确确定要自动化的正确流程。

每个行业都可以以某种方式从 RPA 软件和实施自动化策略中受益。以下是 RPA 带来回报的五个行业示例：

医疗保健：在医院轮班可能会让人身心俱疲，而医疗技术人员最不需要的就是坚持重复性的、低优先级的任务。RPA 软件可以轻松更新医疗记录、自动化订单输入、决策支持和索赔处理。这可以为医疗技术人员腾出时间，让他们全天完成更多工作。

金融：准确的信用评分和欺诈检测是金融服务行业中一些较为乏味但必要的任务。幸运的是，可以同时部署许多机器人来梳理账户和交易数据以检测欺诈行为。在银行业，RPA 软件通过自动关闭账户、取消直接借记、审计报告等，成功地减少了对昂贵的人工分析师的需求。

电信：电信公司一直在寻求改进他们的流程，并为他们的客户带来最好和最快的服务。因此，RPA 可以帮助他们简化工作。例如，它可以帮助减少员工在数据输入上花费的时间。客户可以将他们的信息输入到网络提供商的网站上。在几乎没有人为反馈的情况下，这些信息可以输入到各种系统中，例如 CRM、电子邮件营销软件等。此外，借助 NLU 功能，RPA 机器人可以智能地理解来自客户的反馈，并根据该反馈发送响应。

机器人过程自动化 (RPA) 软件的需求收集 (RFI/RFP)

在寻求部署 RPA 解决方案时，从头开始很重要。换句话说，企业应该从对业务流程进行概述开始。如果一家公司刚刚开始并希望购买他们的第一个 RPA 软件，或者企业处于购买过程中的任何地方，SaaSBase可以帮助选择最佳选择。如上所述，还应考虑与 RPA 一起部署的相关和辅助软件和服务，例如流程挖掘软件或 RPA 咨询服务。

全面了解业务系统和流程将有助于企业识别痛点。这将帮助他们确定要购买的软件（例如，它是否可以有效地处理业务流程）并制定购买标准。精心创建的清单可以帮助确定必要且值得拥有的功能，例如功能、预算、集成、用户数量、安全要求、云或本地解决方案等。

信息请求 (RFI) 可能很有用，尤其是在部署规模和范围很大的情况下。通过制作这个，企业可以很好地从卖家那里收集信息。根据部署的范围，生成 RFI 可能会有所帮助，这是一个包含几个要点的单页列表，描述 RPA 软件所需的内容。

比较机器人过程自动化 (RPA) 软件产品

创建一个长列表

评估供应商应该从一长串列表开始，这将有助于确定给定的解决方案是否合适。购买者应该创建一个广泛的工具列表，以符合他们的业务目标。为了有一个公平的竞争环境，向每个卖家提出相同的问题是很重要的。

创建一个简短的列表

接下来，应该进行削减。通过有针对性的问题、演示和试验，一个人可以从一个长列表变成一个短列表。尽管这对于每个业务和用例都会有所不同，但三到五个产品通常是一个不错的数字。有了这个列表，企业可以生成一个矩阵来比较各种解决方案的功能和定价。

进行演示

为确保比较彻底，用户应使用相同的用例和数据集演示短列表中的每个解决方案。这将使企业能够以类似的方式进行评估，并了解每个供应商如何在竞争中脱颖而出。

机器人过程自动化 (RPA) 软件的选择

选择一个选择团队

在开始之前，创建一个能够在从识别痛点到实施的整个过程中通力合作的成功团队至关重要。软件选择团队应由组织中具有适当兴趣、技能和时间参与此过程的成员组成。一个好的起点是针对担任主要决策者、项目经理、流程所有者、系统所有者或人员配备主题专家等角色的三到五个人，以及技术主管、IT 管理员或安全管理员. 在较小的公司中，供应商选择团队可能更小，参与多项任务的参与者更少，承担的责任也更多。

谈判

仅仅因为某些东西写在公司的定价页面上，并不意味着它是固定的（尽管有些公司不会让步）。就定价和许可展开对话势在必行。例如，供应商可能愿意为多年合同或向他人推荐产品提供折扣。

最终决定

在此阶段之后，在全力以赴之前，建议推出一个试运行或试点计划，以测试小样本用户的采用情况。如果该工具使用良好且受到好评，买家可以确信选择是正确的。如果没有，可能是时候回到绘图板了。

通常，RPA 软件需要许可证（按年或按月定价）。此外，人们通常会为每个机器人支付额外费用，无人值守的机器人比有人值守的机器人更昂贵。

投资回报率 (ROI)

由于 RPA 将经常取代人类的任务（或他们的工作），因此必须分析和比较部署机器人与让人类执行相同任务的成本。尽管软件对公司底线的影响程度是成功的关键指标，但它不应该是唯一的指标。还必须调查道德投资回报率，否则工作岗位将产生道德影响。

机器人过程自动化 (RPA) 软件是如何实施的？

机器人的部署成本通常很低，而且正如我们之前所了解的，由于不需要深入的软件知识，它们对任务的编程非常简单。但是，与任何软件一样，始终建议在必要时让人工操作员在场进行干预和故障排除。RPA 软件也是如此，尤其是在处理大规模自动化时。为了确定哪些流程应该自动化，可以使用流程挖掘（可以包含在 RPA 软件中）或外部顾问。

谁负责机器人过程自动化 (RPA) 软件实施？

尽管某些 RPA 解决方案需要大量 IT 支持，但大多数解决方案都可以由业务领导者直接部署。这些业务领导者将对他们团队的流程有最好的了解。对于更复杂的部署，可能需要 IT 团队的支持。IT 团队也可能参与安全方面的工作。由于 RPA 软件可以访问最敏感的信息，因此 IT 可能会参与其中以测试软件的安全性。

机器人过程自动化 (RPA) 软件的实施过程是什么样的？

不要跳入深渊。当人们试图自动化他们的流程时，首先要对这些流程进行深入分析。它不需要从昂贵的软件或外部团队开始。它可以从笔和纸或白板、数字或其他方式开始。公司或团队可以查明最破碎的流程或自动化成熟的流程，例如最重复的流程。只有经过这些艰苦的工作，才能开始真正的自动化。

何时应该实施机器人流程自动化 (RPA) 软件？

许多解决方案提供免费试用，可用于测试技术的有效性。这可以帮助企业确定解决方案是否适合他们。如果已决定部署 RPA，关键是它不会被孤立在一个部门中，否则它的部署可能会导致流程进一步复杂化和混乱。

虽然编程技能不是使用 RPA 技术的必要先决条件，但它们可以通过弥合人工流程和计算机语言之间的差距来帮助培训一些更高级的功能。给定 RPA 软件解决方案使用的特定编程语言取决于构建应用程序的基础语言，但一些更常见的语言包括：Java、Python、C++、C#、Visual Basic 以及 SQL 和 JavaScript。您需要的语言取决于要执行的任务类型和 RPA 软件的基本语言。

人工智能 (AI)

RPA 供应商正在努力在他们的解决方案中实施人工智能和机器学习的元素，以使机器人能够学习和更好地理解它们正在执行的功能。然而，大多数 RPA 解决方案已经使用某种形式的计算机视觉（图像识别）或 NLP 来执行他们的任务。

这些 AI 功能允许 RPA 工具直观地观察流程并自行执行，无需人工干预。与大多数 AI 计划一样，RPA 软件中的用例相对原始。然而，要实现真正的自动化，这两种技术需要无缝协作。这将帮助企业进行整体数字化转型。

过程挖掘

如前所述，RPA 的起点必须是流程本身。因此，越来越多的 RPA 参与者要么与他们合作，要么将（通过收购或开发）流程挖掘功能整合到他们的软件中。这有助于买家以最优化的方式使用软件，因为他们被引导自动化具有最高自动化潜力的流程。这对卖家也有好处，因为他们可以帮助客户自动化的流程越多，他们可以获得的钱就越多。

尽管 RPA 软件可以成为自动化公司最繁琐流程并节省员工时间的宝贵工具，但它并非没有风险。使用 RPA 工具需要注意的第一个风险是对该工具的初始假设和期望——许多公司将 RPA 视为一种能够执行任何功能的神奇解决方案，有时假设它可以取代整个团队的人员。一家公司。这种方法可能导致公司领导者失望，工具的投资回报率低，甚至导致企业失去顶尖人才和机构知识。为了降低这种风险，采用 RPA 的公司应该从小处着手，只自动化一些关键流程，对工具可以完成的工作抱有现实的期望，并花时间计划执行当前流程的团队将如何适应他们在 RPA 后新修改的功能。实施 RPA 不应仅仅通过减少全职员工 (FTE) 来降低成本，而应将其用作让这些 FTE 专注于其角色的战略和创造性方面的一种方式。

RPA 的第二个固有挑战是向团队提供清晰的沟通，说明他们曾经拥有（并已转移到 RPA）的职责，而不是他们仍然与 RPA 一起承担的职责。这一挑战在首次采用 RPA 时出现，而且在 RPA 工具已接受培训的底层软件和系统的更改期间也出现。使用 RPA 可能意味着这些核心业务流程对非技术领导者和经理来说变得不那么透明，而使用 RPA 来完成这些任务的企业通常需要专家来确定在切换到新系统或工具时出了什么问题。随着 RPA 解决方案的复杂性和范围的增加，风险也在增加。

虽然存在与 RPA 相关的风险，但大多数公司从流程自动化中获得的价值远大于上述场景所带来的风险，但是通过了解使用 RPA 的风险，并为贵公司的领导和执行团队、您的业务设定明确和现实的期望将更有可能从机器人过程自动化所提供的惊人好处中受益。