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什么是协同办公软件?
协同办公软件是提供给多人沟通共享,从而使办公没有时间与地域限制,更方便、快捷、低成本,高效率的在线多人办公软件。功能主要包括任务管理、公文管理、档案管理、新闻管理、内部信息、会议管理等功能模块,完全符合企事业单位的办公习惯和特点,让用户轻松的完成日常办公工作。
随着企业对协同办公要求的提高,协同办公软件不仅可以满足大多企业解决日常办公、业务管理,信息交流等常规协同的功能需求,并且在即时沟通、数据共享、移动办公等方面有了更进一步的提升。不仅如此,协同办公软件综合大多企业的低成本、高性能、高整合、智能化管理企业的综合性管理应用平台需求,形成了一套完善的软件系统方案。从而减少手工方式产生的错误与信息不准确,消除信息孤岛,提高企业资源的利用率,支撑企业的管理和业务的运作,提升工作效率,方便获取企业的各种数据,为决策提供参考。
列入协同办公类别,软件必须具备以下功能:
1.个人办公。员工可在任意时间地点通过软件处理日常工作及业务,快速跟进,提高个人效率。
2.企业协同办公。企业内部可以在一个更加开放、透明、高效的环境中工作,更加先进的扁平式管理,让团队之间的协作力得以增强。
3.公文流转。所有企业人员可自定义或采用通用的公文流转功能,可创建各类表格用于审批、评论、注释。所有的公司文件均可实现电子化流转,让办公真正实现无纸化。
4.知识管理。文档管理的完善体系建设。用户可设置不同的文档库与知识库来用于存档,还可以提供检入检出等具体功能,文档管理可以同其他功能相互关联,为员工提供一个分享和学习的平台。
5.商业智能与绩效管理。拥有企业的数据库,汇集了企业在各个经营环节的信息,方便用户查询。企业还可以利用协同办公软件生成各类报表,方便管理者对员工绩效进行管理。
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多年来,办公套件一直是各种规模企业的必备产品。协同办公的三个常见组件包括文档创建软件、电子表格软件和演示软件。虽然这三种产品是典型协同办公的生计,但套件中通常还存在其他产品。其他常见的添加包括电子邮件软件、内部通信软件和云内容协作软件。企业必须评估其业务所需的工具,以便购买理想的协同办公软件。
企业还应考虑与协同办公软件相关的各种定价模式。例如,许多办公套件供应商现在提供订阅模式。订阅模式是一种商业模式,它允许客户支付经常性的价格以无限制地访问套件。经常性价格要么在特定时间段内支付,要么无限期支付。这对于喜欢以小额增量支付软件费用而不是立即购买完整软件的企业来说是理想的选择,这是另一种选择。企业应该记住,大多数办公套件不允许挑选产品。换句话说,在大多数情况下,套件附带的东西会留在套件中。对于只需要特定工具的企业,可能需要向供应商请求特殊定价。
许多套件是开源的或免费下载。开源办公套件非常适合预算紧张的企业。通常,开源解决方案仍然包括协同办公的主要组件,并且通常与其他办公套件解决方案兼容。虽然与其他办公套件兼容,但开源产品可能并不总是像付费办公套件解决方案那样转换文档。转换不同文件类型的企业应该在实施免费的开源解决方案之前考虑这一点。
Office 套件软件的主要优势
Office 套件软件是许多企业的主要解决方案,有助于提高办公效率和文档创建。从产品演示到内容创建,办公套件软件几乎是每个行业的必备工具。
生产力——办公套件都可以帮助专业人士制作内容。办公套件软件的一个主要好处是用户可以在单个套件产品中完成的事情的数量。例如,作为三大组件之一的电子表格软件有数千个用例。会计团队可以使用电子表格跟踪公司的日常财务状况,而研究人员可以使用电子表格软件创建数据透视表来比较数据。办公套件可帮助企业中的每个部门提高工作效率。
协作——除了帮助企业提高生产力外,办公套件还促进了团队内部和跨部门的协作。许多办公套件提供协作功能,允许多个用户同时创建和编辑文档。此外,当单个办公套件平台集成到整个公司时,用户可以轻松地与他人共享文档。无缝协作工作的能力提高了跨部门的生产力。
协同办公软件是办公必备品,因此几乎每个专业人士都可以从使用该软件中受益。虽然一些用户可能会从平台内的特定产品中受益,但使用案例的多样性使协同办公软件对每个人都有吸引力。但是,会计师、内容创建者和销售团队通常从协同办公软件中受益最多。
会计师——会计师每天使用电子表格软件来管理公司的财务。电子表格是跟踪和计算财务的理想选择,并且通常提供功能和扩展选项来改进会计师的工作流程。会计师还可以使用文档创建软件来创建费用报告,以将他们的调查结果提供给其他部门。
内容创建者——文档创建软件有利于基于文本的内容创建者。它允许跨团队协作进行内容编辑和复制编辑,使内容创建更加高效和协作。除了文档创建之外,内容创建者还可以使用电子表格软件来组织内容创意并编译与内容相关的数据。
销售——销售团队通常使用演示软件来展示销售宣传。虽然许多销售团队可能会选择独立的演示解决方案,但办公套件平台的协作方面使办公套件更具吸引力。销售团队经常使用文档创建工具和电子表格工具进行潜在客户组织、潜在客户信息管理等。
虽然协同办公软件平台通常在套件内的产品供应中得到巩固,但企业有很多可供选择的购买选项。
基于订阅——基于订阅的协同办公软件越来越普遍,并且允许云协作,这使得这种选择很有吸引力。企业可以逐步为软件付费,而不是一次性全部付费。具有订阅模式的基于云的办公套件的另一个好处是软件更新是自动的并且更频繁地推出。这减轻了 IT 部门的职责,并使用户体验更加积极。
一次性购买——虽然不常见,但企业可能会选择一次性付费购买特定版本的协同办公软件平台。虽然此选项允许用户拥有产品而不仅仅是订阅,但费用通常很高。如果用户需要访问产品的升级版本,他们需要购买升级或再次购买产品。此外,产品的任何问题都可能需要在内部而不是由软件供应商处理。
开源——开源协同办公软件可免费下载,这对于小型企业或预算紧张的企业来说是一个有吸引力的选择。企业必须考虑他们的需求是什么,因为开源选项通常没有与付费选项相同的功能。
除了不同的定价模式选项外,企业还可以在本地或在线办公套件之间进行选择。
本地 ——本地协同办公软件安装在用户的本地计算机上,也称为 SaaS(软件即服务)产品。如果用户考虑内部部署选项,他们可能想要考虑SaaS 运营管理解决方案。
在线——在线办公套件在云中运行,不会下载到用户的计算机上。相反,用户在他们的浏览器中访问他们的办公套件工具。此选择非常适合基于 Web 的协作;但是,基于 Web 的解决方案可能功能有限。
根据套件中的产品,办公套件软件提供多种功能。平台核心应用程序的整体功能范围从协作工具到提高用户效率的功能。
模板——应用程序允许用户从头开始创建文档以及访问现有工具。例如,用户可以创建具有可用幻灯片结构、字体和颜色的演示文稿。
云协作——云协作工具因套件平台的类型而异。通常,云协作允许多个用户同时编辑一个应用程序。许多应用程序还包括注释、注释和聊天工具,使用户能够在应用程序内相互通信。
文件转换——文件可以在应用程序之间进行转换。例如,用户可以在电子表格工具中创建文档,并轻松地将电子表格中的数据移动到同一平台内的演示工具中。此外,许多套件工具允许用户转换在平台应用程序之外创建的文件。
仪表板 —基于 Web 的解决方案提供了一个仪表板,其中包含每个应用程序以便于访问。一些本地解决方案也提供此功能。
更多核心应用程序——虽然协同办公软件的三个主要组件长期以来一直是相同的,但随着对不同应用程序需求的增加,许多办公套件正在扩展核心组件。值得注意的是,云内容协作工具正在成为许多协同办公软件平台的主要内容。云内容协作工具允许用户在指定的云存储解决方案中轻松共享其他应用程序中的内容。
未使用的应用程序 — Office 套件作为整个套件购买。这意味着不需要电子表格软件的用户不能将该工具从他们的套件中排除以降低价格。这意味着许多企业求助于购买带有未触及工具的整个套件。在承诺使用套件之前,企业应评估某些包含的工具是否会被闲置,以及是否值得购买该套件。
市场上有几种类似的产品可以帮助企业组合多个应用程序或模块以简化工作流程。
HR 管理套件软件— HR 管理套件是一系列模块,可帮助 HR 专业人员集中常见的 HR 流程。然而,人力资源管理套件允许用户单独购买模块。
CRM 一体式软件— CRM 一体式工具将一系列客户交互工具组合在一个平台内。与办公套件软件类似,平台内的单个工具不能单独购买。
项目管理软件——项目管理软件提供多种工具来帮助企业管理项目和简化项目工作流程。