最佳人力资源管理系统

人力资源管理系统 (HRMS)是人力资源技术平台，由管理一系列人力资源职能的多个连接模块组成。它们帮助公司管理关键的行政和战略任务，包括存储和组织员工数据、招聘新人才、评估员工绩效和管理培训计划。这些大型人力资源套件将更多战术管理功能与长期人才管理和劳动力规划相结合。将所有这些功能组合到一个系统中，可以促进模块之间的无缝数据传输，并提供自动化机会，帮助员工更有效地提供人力资源服务。

人力资源管理系统代表什么？

HRMS 代表人力资源管理系统。除了 HRMS，买家可能还会看到用于描述 HR 软件套件的其他首字母缩略词。这些术语通常可以互换使用，指代具有多个模块的 HR 套件，并且提供具有相似功能的产品的不同软件公司可能使用不同的术语。但可能存在差异，如下所示：

• HRMS或人力资源管理系统提供的模块可以管理从招聘到继任计划的整个员工生命周期。

就本指南而言，HRMS 是指管理一系列 HR 职能的多模块系统。

存在哪些类型的人力资源管理系统？

捆绑的 HR 套件

一些 HRMS 产品作为单个捆绑销售，这意味着系统包含用于不同 HR 功能的多个模块，并且这些模块必须在单个平台中一起购买。

模块化人力资源套件

在此模型中，HRMS 产品包括多个模块，可以根据购买者需要的功能以特定组合或包装级别或单独购买多个模块。

适用于中小型企业的 HRMS 和

虽然曾经只有大型企业才能使用全面的 HR 套件，但市场上越来越多的 HRMS 产品专门针对中小型企业。这些提供了许多为大型公司设计的产品的相同好处，但它们旨在为拥有数十或数百名员工而不是数千名员工的企业提供服务。

企业 HRMS

为企业级企业（员工人数超过 1,000 人）设计的 HRMS 将提供与为小型企业设计的类似模块。但是，企业产品必须能够扩展以服务数千名员工，而并非所有 HRMS 产品都旨在做到这一点。由于公司位于多个司法管辖区，他们可能会针对发生变化的工资单和合规需求提供更多定制。企业买家还需要工具来支持复杂的组织结构和高级分析，以理解大量数据。

跨国公司的HRMS

跨越多个国家的企业需要一个可以帮助企业遵守不同法律和法规的 HRMS。这些平台可以根据公司的需求和他们开展业务的国家/地区，通过自定义工作流程来管理招聘、福利、工资单和其他领域。

HRMS 通常是大型套件，有时包含十几个模块。这些产品的功能因可用模块的种类而异。每个模块就像一个独立的产品，具有独特的功能集。

每个HRMS 都将包括以下模块的某种组合：

核心 HR：任何 HRM软件的基本部分是其中央员工信息数据库，也称为核心 HR。这些模块存储员工记录，包括个人信息、福利、工作分类、就业历史和薪酬信息。平台通常包括自助服务功能，以便员工可以根据需要查看和更新​​他们的信息。

福利管理：从定义福利包到简化福利登记，HRMS 中的福利管理模块可帮助 HR 专业人员为他们自己和员工简化福利流程。这些模块使人力资源专家能够定制其公司的福利产品，包括为不同的员工群体或特定用户创建规则。然后，员工可以访问自助服务门户，他们可以在适当的时间注册福利，查看他们现有的选举，并根据需要进行更改。

工资单：借助人力资源管理系统中的工资单模块处理工资单可帮助人力资源专业人员确保他们的计算准确且付款高效。薪资模块使管理员能够设置薪资流程、自动计算并向员工发送付款。

招聘：根据产品的不同，HRMS 可能具有基本的招聘功能或一系列工具来帮助用户寻找、吸引、面试并最终雇用候选人担任空缺职位。大多数系统至少会有一个申请人跟踪系统，用于在招聘过程中组织候选人信息和管理工作流程。一些系统添加了额外的功能，如招聘营销功能、职业页面、自动采购和与候选人联系的通信功能。

入职：人力资源管理系统中的入职模块可帮助人力资源团队简化让新员工准备好在其角色中高效工作的过程。这些模块跟踪新员工必须完成的任务，组织文件，并促进公司与新员工在第一天工作之前的沟通。

绩效管理：作为HRMS 中人才管理工具的关键部分，绩效管理模块管理围绕评估和发展员工的流程。基本职能包括进行绩效评估、给予员工反馈和管理目标。

学习管理：许多HRMS 产品都内置了企业学习管理系统( LMS)，可以简化在线培训材料和课程的交付。LMS 的核心功能包括在线提供课程资料、提供内容创建工具或与之集成，以及跟踪学习者进度。LMS 还记录员工为合规目的完成了哪些培训。更强大的 LMS 模块还可能包括高级课程创作功能、按需内容库、管理面对面培训的能力以及移动设备兼容性。

劳动力管理：从管理员工日程到预测劳动力需求，HRMS 产品具有一系列功能，可用于日常劳动力管理和战略性劳动力规划。考勤功能可帮助公司自动计算员工工时、管理员工缺勤、安排员工休假和管理加班。企业还使用这些工具来创建员工日程安排，使员工能够注册轮班，并管理日程安排冲突和变更。分析工具跟踪各种劳动力指标，让管理人员深入了解劳动力绩效随着时间的推移。一些平台还具有预测能力，因此公司可以预测未来的劳动力需求并做出相应的计划。

薪酬管理：在人才管理范围内，管理员工薪酬的模块通常包含在人力资源管理系统中。薪酬工具可帮助组织设置薪酬预算、查看现有薪酬水平、审查绩效增长，并生成提供整个企业薪酬视图的报告。

人力资源合规性：人力资源部门的一项关键职责是遵守适用的法律法规。合规管理模块帮助企业及时了解工作资格、医疗保健和数据报告等领域不断变化的法规，并确保企业的政策符合法规遵从性。这些模块管理文档，例如员工手册确认表或家庭和医疗休假法案文书工作。将所有合规性信息保存在与组织的其他人力资源数据集成的单一系统中，有助于组织始终遵守其管辖范围内的法规。

HR 分析：HRMS系统的一个主要好处是能够收集和存储集中在连接系统中的大量组织数据。但除了收集数据之外，HRMS 产品还可以帮助组织通过生成分析报告或仪表板将其转化为可操作的见解。这些报告可以分析各种指标，例如员工流动率、薪酬水平、劳动力趋势、员工人口统计数据和人力资源技术使用情况。领导者可以使用这些数据做出影响员工保留或业务增长的决策。

整合 HR 数据：使用包含用于管理所有企业 HR 功能的模块的 HRMS平台也意味着这些模块收集的数据存储在单个数据库中。这种方法的好处之一是减少了数据错误，因为中央 HRMS 系统提供了单一的事实来源，这意味着多个模块可以依赖相同的数据。这意味着员工数据只需输入一次，然后可以通过与 HRMS 集成的所有互连模块或软件进行访问。减少数据输入可以节省人力资源专业人员的时间，并减少人为错误的可能性。

提高人力资源员工的效率：拥有一个包含公司全部或大部分人力资源流程的单一系统意味着更少的应用程序之间的切换来完成一项任务。例如，当新员工入职时，HR 专业人员可以在 HRMS 中的招聘、入职、核心 HR 和福利管理模块之间快速切换，而不必为这些任务使用四个不同的应用程序。集中数据还简化了人力资源人员为确保遵守适用的法律和法规而必须做的工作，因为他们需要依赖单个系统，而不是监控和收集来自多个系统的信息。

使用分析优化业务运营：在 HRMS 中集中流程有助于更高级的分析报告和仪表板，为业务领导者提供如果未将来自多个来源的数据集成到单个系统中可能无法获得的洞察力。HRMS 产品通常具有大量的预构建报告，以便企业可以更好地了解其运营的不同方面，例如员工流动率、培训计划的采用或劳动力需求。用户还可以自定义这些报告和仪表板来分析他们感兴趣的特定指标。许多 HRMS产品还与第三方软件集成，因此如果企业想要在他们的软件堆栈中添加新工具，他们将能够在系统之间共享数据。

简化招聘流程：为组织招聘新人才可能是一项复杂的工作，招聘人员必须管理寻找候选人、安排面试和进行评估，同时还要与其他寻求填补类似职位的组织竞争。HRMS 集中了多个招聘功能，以便候选人和招聘人员的流程顺利进行。

改善员工体验：强大的人才管理模块已成为现代HRMS产品中更常见的产品，为 HR 经理提供了一套新的工具，可提供卓越的员工体验。这包括进行有效的绩效对话、提供有意义的学习体验、提供公平的薪酬以及帮助员工规划他们的职业轨迹。除了这些功能之外，通常还有分析报告，可以帮助经理识别可能导致员工离职的问题，并采取措施防止员工离职。

从小型企业到大型企业的各种规模公司的人力资源部门、人员和团队成员都使用 HRMS软件来维护核心和战略性人力资源职能。小型企业和初创公司通常有一个人或一个小型 HR 团队专门负责管理 HR 流程。较大的公司可能拥有利用 HRMS 管理整个组织的流程的人力资源部门，甚至可能在多个国家/地区。公司内的员工和经理也可能使用人力资源管理系统的某些方面，例如绩效管理系统或学习管理系统，而其他方面，例如工资单模块，则主要由人力资源团队使用。

在某些情况下，购买者可能会发现 HRMS软件中的某个模块无法提供与同一软件的独立版本相同的强大功能。在这种情况下，公司可能希望购买独立产品以获得其组织所需的功能并将其与 HRMS 集成。

小型企业也可能不需要 HRMS 中的所有模块，而可能会选择功能集更有限的核心 HR 软件。

虽然 HCM 和 HRMS 可以使 HR 团队受益，但它们也带来了自己的挑战：

缺乏集成：HRMS 的部分吸引力在于，作为系统一部分的模块可以自动相互集成。但有时，由于 HRMS 中的模块不能满足公司的需求，公司想要添加由不同供应商制作的软件产品。例如，HRMS 可能在其招聘功能中包含一个基本的申请人跟踪系统，但用户可能希望购买一个单独的招聘自动化平台添加更高级的候选人采购功能。但是，HRMS 可能缺乏与该新产品无缝集成的能力。买家应考虑选择与各种第三方系统集成的 HRMS，以便与买家现有的技术堆栈以及他们未来可能购买的产品有效地共享数据。

缺乏可定制性：人力资源软件套件通常作为“一体化”产品销售，涵盖了人力资源部门所需的任何功能。但买家应确保“一体式”并不意味着“一刀切”。定制 HRMS 或 HCM 系统以适应公司现有流程的能力是新的 HR 技术能否被组织广泛采用并被其员工成功使用的关键因素。例如，HRMS 中的工资单模块应该能够根据该公司的特定工资单实践进行定制。如果无法自定义 HRMS 中的模块，用户可能会发现自己正在寻找其他产品来填补这些功能空白。

成本：本地企业级 HCM 或 HRMS 可能过于昂贵，无法满足小型企业的预算。为了服务于较小的客户，许多供应商以分层版本的形式提供他们的平台，通常采用 SaaS 模式，在这种模式下，买家每月为基于云的 HR 软件付费。这可以降低许可旧式本地系统所需的前期投资。尽管如此，价格可能是一些企业进入的障碍。

实施：人力资源管理系统对任何公司来说都是一项重大投资，无论是在金钱上还是时间上。实施一个全新的人力资源系统需要几个月甚至几年的时间，具体取决于组织的规模。买方应考虑 HRMS 卖方提供何种支持以确保实施高效且有效，以及聘请第三方咨询公司协助实施是否有意义。

人力资源管理系统的需求收集 (RFI/RFP)

在收集 HRMS 的需求时，购买者应考虑整个组织的全部 HR 流程，以及新的 HRMS 如何在理想情况下帮助他们更好地管理这些流程。此过程应涉及监督不同人力资源相关任务的利益相关者，例如工资单、学习和发展以及员工评估。买家必须评估哪些 HRMS 模块（以及这些模块中的功能）是必不可少的，哪些是值得拥有的。例如，企业可能想要一个具有强大自助 HR 功能的 HRMS，但计划保留其现有的 LMS，因此找到具有强大学习管理功能的 HRMS 并不那么重要。

比较人力资源管理系统产品

创建一个长列表

市场上有数百种 HRMS 类型的产品，因此在比较 HRMS 产品的初始阶段将需要制定满足公司基本功能要求的初始解决方案列表。这应该包括工资单和核心人力资源等必备模块，但也可能包括对业务很重要的模块，如人才管理模块。在

创建一个简短的列表

在创建了一个长长的列表之后，是时候更详细地查看每个产品，以确定它是否能满足公司的需求，是否值得被列入他们的短名单。这应包括评估每个产品的附加功能，而不是确定为必不可少的功能，以确定该附加功能是否会使组织受益。在这个阶段，购买者还应该考虑每个 HRMS 与第三方软件的集成程度，并考虑淘汰那些无法与购买者打算继续使用的其他软件很好集成的产品。

进行演示

当公司准备好进行演示时，购买者应该对候选名单上的产品提供的功能有所了解，并准备好评估这些功能如何有效地满足组织的需求。卖家应该引导买家了解每个 HRMS 模块的工作原理以及这些模块如何协同工作以创造出色的用户体验。考虑该界面的易用性以及员工将其实施到日常工作流程中的速度。买家还应该询问定制某些模块以满足其业务特定需求的能力。

人力资源管理系统的选择

选择一个选择团队

选择团队应该包括来自人力资源团队的几个利益相关者，这将是系统的最大用户。邀请组织其他部门的反馈也是谨慎的做法，因为企业其他部门的员工和经理可能会使用一些 HRMS 模块。

谈判

在确定了首选产品之后，是时候协商定价方案了。购买者必须考虑软件的定价模式，例如卖方是否对软件收取一次性许可费或根据将使用该产品的员工数量收取月费。HRMS 卖家经常将模块分组到不同的包中，因此企业需要考虑哪个功能包最能满足他们的需求。在不提高合同价格的情况下，可能有协商的空间从更高的包中添加某些功能。多年承诺也为谈判折扣创造了空间。

最终决定

由于人力资源管理系统涉及公司运营的许多方面，最终决定应由公司领导层与人力资源团队和其他相关利益相关者协商后进行审查。

HRMS系统的定价方式因卖家而异。一些卖家以永久许可模式提供他们的软件——支付预付费用并获得在公司服务器或托管服务提供商处安装软件的权利。最近，许多 HRMS 供应商已转向 SaaS 模式，在这种模式下，买家按月支付费用，具体取决于公司拥有多少用户或员工以及公司希望将哪些 HRMS 模块作为其软件包的一部分。

投资回报率 (ROI)

在计算投资回报率时，购买者应考虑他们的 HRMS软件是否有助于提高其人力资源团队的生产力或效率，与他们以前执行基本人力资源流程的方法相比，节省时间和金钱。这些效率改进必须与 HRMS 的前期和持续成本以及市场上的其他解决方案是否可以实现相同的目标进行权衡。

远程劳动力

随着雇主转向为员工提供更灵活的工作安排，HRMS 卖家一直在努力适应。人力资源套件越来越多地包含旨在满足远程劳动力需求的功能，例如增加移动应用程序的开发、远程入职工具、电子签名和衡量员工敬业度的功能。满足员工 HR 需求的自助服务工具和票务系统还可以帮助 HR 团队满足所有员工的需求，无论他们在哪里工作。由于员工更有可能分布在不同的司法管辖区，因此对于许多买家来说，HRMS 可以处理复杂的工资单和合规性要求更为重要，这些要求会根据每个员工所在的位置而变化。

自由职业者和承包商的员工管理

需要有才能的员工的组织不再只是想雇佣他们全职员工——他们也在雇佣自由职业者。这对一些 HRMS产品提出了挑战，这些产品更频繁地设计用于管理全职或兼职员工。对于雇用自由职业者来帮助完成特殊项目的企业，买家应考虑 HRMS 模块（如合规性和时间跟踪）是否能够很好地帮助他们管理自由职业者劳动力。如果没有，企业可能需要考虑添加与 HRMS 集成的自由职业者管理系统。

关注员工体验

顶尖人才的竞争市场使雇主重新评估他们如何支持员工，以及他们可以通过哪些方式改善员工体验。员工想知道他们得到了公平的报酬，他们可以在工作中学习和成长，并且他们的反馈受到重视。人力资源管理系统可以通过薪酬管理、学习和发展以及员工敬业度等模块在这些领域提供帮助。由于工人比以往任何时候都拥有更多的公司选择，企业可以通过为员工提供卓越的体验来使自己成为雇主。